מדיניות פרטיות — מערכת שחרורים

מסמך זה מתאר את הנתונים שאנו אוספים במסגרת הפעלת השירות, את הצורך בכל אחד מהם, את הגורמים אשר נחשפים אליהם ואת זכויות המשתמש ביחס אליהם. המסמך חל על שתי האפליקציות של מערכת שחרורים, המשתמשות באותה תשתית טכנית תוך שמירה על בידוד מלא של הנתונים בין משתמשים, בין בתי ספר ובין קבוצות משתמשים.

-1איזה מידע אנו אוספים

היקף המידע המעובד נגזר מסוג המשתמש. באפליקציית ההורים אנו מטפלים בנתוני הורה ובנתוני תלמידים המקושרים אליו. באפליקציית הצוות אנו מטפלים בנתוני אנשי צוות, בנתונים תפעוליים של בתי הספר, בנתוני מבקרים ובנתוני פעילות במערכת.

אפליקציית הורים

פרטי ההורה

מספר טלפון, המשמש לאימות זהות
שם ההורה
שיוך לבית ספר אחד או יותר

פרטי תלמידים המקושרים להורה

שמות התלמידים
כיתה

בקשות שחרור

מועד השחרור המבוקש
סיבת השחרור
סטטוס הטיפול בבקשה
הערות שנוספו על ידי המשתמש

אימות

קודי OTP בעלי תוקף מוגבל של דקות ספורות

אפליקציית צוות בית הספר

אנשי צוות מתחברים בכתובת אימייל וקוד חד־פעמי הנשלח דרך Supabase, או לחילופין באמצעות חשבון Google, כאשר הכתובת תואמת לרשומת צוות פעילה במערכת. הכניסה מותרת רק לאנשי צוות שסטטוסם פעיל בבית הספר הרלוונטי.

פרטי איש הצוות

שם מלא וכתובת אימייל
מספר טלפון, במידה שסופק
תפקיד או קבוצת תפקידים במערכת
שיוך לבית ספר, ולעיתים גם לכיתה או תחום אחריות
מזהה פנימי של הצוות במערכת
סטטוס חשבון פעיל או לא פעיל
אסימון התראות (FCM Token), במידה שהמשתמש אישר קבלת התראות

ניהול מבקרים

שם המבקר ומספר טלפון
מספר תעודת זהות, כאשר נדרש
מועד הביקור וסטטוס הטיפול
רישום הפעולות שביצע איש הצוות ביחס לביקור

פעילות במערכת

אישור, דחייה או עדכון של בקשות שחרור
רישום, אישור ועדכון של מבקרים
יומני ביקורת של פעולות רגישות
דוחות וייצוא נתונים שנוצרו על ידי המשתמש

מידע שאיננו אוספים

איננו אוספים ביודעין פרטי אמצעי תשלום, מידע ביומטרי, מידע רפואי, מידע על השקפות פוליטיות או דתיות, נתוני מיקום (GPS) ותוכן מהרשימות האישיות של המכשיר (אנשי קשר, לוח שנה, גלריה, הודעות, קבצים).

-2כיצד אנו מעבדים את המידע

אנו מעבדים מידע לצרכים תפעוליים ולצרכי אבטחה בלבד. איננו משתמשים במידע לצורכי פרסום, שיווק ישיר, פרופיילינג של המשתמש או המלצות תוכן.

ניהול בקשות שחרור

עיבוד בקשות שחרור של תלמידים, תיאום בין הורים לצוות ושמירת היסטוריית טיפול.

אימות ובקרת גישה

אימות זהות, מניעת גישה בלתי מורשית ושמירה על בידוד בין בתי ספר ובין קבוצות משתמשים. הגישה של כל משתמש מוגבלת לבית הספר שלו, לתלמידים שלו (במקרה של הורה) או להיקף התפקיד (במקרה של איש צוות).

התראות תפעוליות

שליחת התראות על סטטוס בקשות שחרור, על אישור מבקרים ועל אירועי מערכת דרך שירות ההתראות של Google (FCM). ההתראות הן תפעוליות בלבד ולא שיווקיות.

ביקורת ותחקור

שמירת יומני פעילות המאפשרים לבית הספר לתחקר פעולות רגישות ולעמוד בדרישות הביקורת המוסדית.

תמיכה טכנית ושיפור השירות

איתור תקלות, מעקב אחר תפקוד המערכת וטיפול בפניות משתמשים.

עמידה בדרישות הדין

שמירת רשומות ומענה לפניות רשמיות של רשויות מוסמכות ככל שנדרש על פי דין.

-3ספקי שירות המעבדים בשמנו

איננו מוכרים או משתפים מידע אישי עם צדדים שלישיים לצרכיהם העצמאיים. לצורך הפעלת השירות אנו נעזרים בספקי תשתית ושירות המעבדים מידע בשמנו בלבד, בהתאם להנחיותינו ובכפוף להסכמי עיבוד נתונים. הספקים המשמשים אותנו:

Supabase

שימוש:: מסד נתונים, אימות משתמשים ובקרת הרשאות ברמת השורה (Row Level Security).
מידע המועבר:: כלל המידע התפעולי והאישי הנדרש לתפעול המערכת.
הצפנה:: הצפנה בתעבורה (TLS) ובאחסון (AES-256).

Google Firebase Cloud Messaging (FCM)

שימוש:: ניהול ומשלוח של התראות Push למכשיר המשתמש.
מידע המועבר:: אסימון התראות, סוג פלטפורמה ופרטים מזהים הנדרשים לניתוב ההתראה.
שליטת המשתמש:: ניתן לסרב להרשאת התראות או לכבותן דרך הגדרות המכשיר בכל עת.

Google Cloud Functions

שימוש:: עיבוד תהליכים אוטומטיים בצד השרת, בעיקר סנכרון אסימוני התראות ושליחתן.
מידע המועבר:: נתונים תפעוליים הנדרשים לפעולת התהליך, כגון מזהי משתמש ושיוך לבית ספר.

Google Sign-In (רק אפליקציית הצוות)

שימוש:: אימות אופציונלי של איש הצוות באמצעות חשבון Google.
מידע המועבר:: כתובת אימייל, מזהה חשבון Google ופרטי פרופיל בסיסיים כפי שמסופקים על ידי Google.

inforUMobile (רק אפליקציית ההורים)

שימוש:: שליחת קודי OTP באמצעות SMS.
מידע המועבר:: מספר הטלפון של ההורה בלבד, לצורך משלוח הודעת SMS יחידה.

שיתוף בין הורה לבית ספר

בקשות שחרור נגישות באופן טבעי לצוות בית הספר של התלמיד. מדובר בשיתוף מובנה של המערכת ולא בהעברה לצד חיצוני. הנתונים הנחשפים במסגרת זו הם שם ההורה, שם התלמיד וכיתתו, פרטי הבקשה, סטטוס האישור וההערות שנוספו לה.

בידוד בין בתי ספר

המערכת בנויה כארכיטקטורת ריבוי דיירים. מידע של בית ספר אחד אינו נגיש לבית ספר אחר, והורה רואה רק את הילדים שלו. הבידוד נאכף ברמת מסד הנתונים באמצעות מדיניות Row Level Security ולא רק ברמת האפליקציה.

העברות עסקיות ודרישות דין

במקרה של מיזוג, רכישה או העברת נכסים, המידע עשוי להיות מועבר לגורם הרוכש בכפוף להודעה מוקדמת ולהחלת מדיניות זו על הגורם המקבל. חשיפת מידע לרשויות תיעשה רק בהתאם לחוק, לצו שיפוטי או לבקשה חוקית מטעם רשות מוסמכת.

-4שמירת מידע ומחיקתו

אנו שומרים מידע כל עוד הוא נחוץ לתפעול המערכת, לעמידה בדרישות בית הספר, למטרות אבטחה וביקורת, לתמיכה טכנית או לעמידה בהוראות הדין. משך השמירה משתנה לפי סוג הנתון.

מידע תפעולי

רשומות של בקשות שחרור, נתוני מבקרים, יומני פעילות ודוחות נשמרים למשך תקופת ההתקשרות בין בית הספר לבין השירות, ובכפוף למדיניות בית הספר ולדרישות רגולציה חינוכית.

מידע זמני ואימות

קודי OTP נשמרים לפרק זמן קצר לצורך תהליך האימות ונמחקים לאחריו. אסימוני התראות (FCM Token) נשמרים כל עוד הם פעילים או עד להסרת ההרשאה על ידי המשתמש או ניתוק המכשיר.

בעקבות בקשת מחיקה נמחק את פרטי הזיהוי של המשתמש. יומני ביקורת ורישומי פעולה עשויים להישמר בצורה אנונימית לתקופה נוספת, ככל שנדרש לצרכי אבטחה, ביקורת מוסדית או עמידה בהוראות הדין.

-5אבטחה

הצפנה

כלל התקשורת עם השרתים מוצפנת ב-HTTPS/TLS. הנתונים באחסון מוצפנים ב-AES-256 באמצעות תשתית Supabase. סיסמאות אינן נשמרות במערכת מכיוון שהאימות מבוסס OTP או OAuth בלבד.

בקרת גישה

אפליקציית ההורים נשענת על אימות באמצעות OTP ב-SMS. אפליקציית הצוות משתמשת ב-RBAC — הרשאות שונות למנהל, מורה, שומר ורכז צהרון. מדיניות Row Level Security ברמת מסד הנתונים אוכפת שמידע של בית ספר אחד אינו נגיש לבית ספר אחר, גם במקרה של תקלה באפליקציה.

ניטור וגיבוי

אנו מנטרים אירועי מערכת ואינדיקציות אבטחה בהתאם לכלים הזמינים בסביבת התשתית, מפעילים גיבויים אוטומטיים ומבצעים עדכוני אבטחה שוטפים לרכיבי המערכת.

חשוב לזכור שאף מערכת אינה חסינה במאה אחוזים. אנו ממליצים להשתמש בשירות מרשתות אמינות בלבד, לא לשתף קודי OTP או פרטי כניסה עם אחרים ולדווח מיידית על כל חשד לגישה בלתי מורשית לחשבון.

-6מידע על קטינים

השירות אינו מיועד לשימוש ישיר על ידי קטינים. חשבונות במערכת נפתחים עבור הורים ואנשי צוות מורשים בלבד. מידע על תלמידים מוזן על ידי הורה, אפוטרופוס או איש צוות של בית הספר.

השימוש באפליקציה על ידי הורה מהווה אישור לכך שהוא בעל הסמכות החוקית לספק את המידע הנוגע לילדו. במקביל, בית הספר מאשר כי יש בידיו הסמכות לנהל מידע על תלמידיו במסגרת השירות.

מידע על תלמידים מוגן באותה רמת אבטחה כמו מידע של מבוגרים, נגיש רק לצוות המורשה של בית הספר ולהורה של אותו תלמיד ואינו משותף עם גורמים חיצוניים למעט ספקי השירות המפורטים בסעיף 3 או כנדרש על פי דין.

אם יתגלה כי נאסף מידע ישירות מקטין ללא הסכמת הורה, נסיר את הגישה, נמחק את המידע וניצור קשר עם ההורה או עם בית הספר. פנייה בעניין ניתן להעביר לכתובת support@shichrurim.com.

-7זכויות המשתמש

הזכויות הבאות עומדות לכל משתמש במערכת, הורה או איש צוות כאחד:

זכות עיון

קבלת עותק של המידע האישי המצוי במערכת. מענה בתוך 14 ימי עסקים.

זכות תיקון

תיקון מידע שגוי או לא מדויק. הורה יכול לתקן פרטים דרך מסך ההגדרות באפליקציה. איש צוות יפנה למנהל בית הספר או לכתובת התמיכה. מענה בתוך 7 ימי עסקים.

זכות מחיקה

הורה יכול להגיש בקשת מחיקה דרך תפריט ההגדרות באפליקציה או בפנייה למייל התמיכה. איש צוות יפנה למנהל בית הספר או לכתובת התמיכה. המחיקה תבוצע בהתאם למגבלות המפורטות בסעיף 4.

זכות הגבלת עיבוד

בקשה להפסקה זמנית של עיבוד המידע. מענה בתוך 7 ימי עסקים.

זכות ניידות

קבלת המידע האישי בפורמט מובנה (JSON או CSV). מענה בתוך 14 ימי עסקים.

זכות התנגדות

התנגדות לעיבודים ספציפיים של המידע. מענה בתוך 7 ימי עסקים.

משיכת הסכמה והגשת תלונה

ניתן למשוך הסכמה בכל עת. המשיכה אינה משפיעה על עיבוד שבוצע קודם לכן או על עיבוד שנדרש על פי דין. משתמש הסבור כי זכויותיו נפגעו רשאי לפנות אלינו ישירות ולחילופין להגיש תלונה לרשות להגנת הפרטיות במשרד המשפטים בישראל.

-8עדכונים למדיניות

אנו עשויים לעדכן מסמך זה מעת לעת. במקרה של שינוי מהותי נודיע על כך באמצעות התראה באפליקציה, ובאפליקציית ההורים גם באמצעות הודעת SMS כאשר השינוי קריטי. מועד העדכון האחרון מצוין בראש המסמך. המשך שימוש בשירות לאחר פרסום גרסה מעודכנת מהווה הסכמה לתנאים החדשים.

-9יצירת קשר

מפתח האפליקציה

Mag Technology
בני אפרים 210ב, תל אביב, ישראל

פנייה בעניין פרטיות

support@shichrurim.com
מענה תוך 48 שעות בימי עסקים.

מסגרות זמן לטיפול בבקשות

בקשות מידע ותיקון: עד 14 ימי עסקים.
בקשות מחיקה: בהתאם לאמור בסעיף 4.
פניות דחופות: עד 7 ימי עסקים.